Kuvunja Nakala Kutumia Excel: Hatua 7 (na Picha)

2024 Mwandishi: John Day | [email protected]. Mwisho uliobadilishwa: 2024-01-30 12:55

Mafundisho haya yatakuonyesha jinsi ya kutenganisha (kwa maandishi ya kompyuta, kukagua) maandishi kwa kutumia Excel. Anayoweza kufundishwa atakutambulisha kwa maagizo ya utunzaji wa maandishi katika Excel. Mafundisho haya yatategemea Excel 2007, lakini itafanya kazi katika toleo la hivi karibuni la programu. Mbinu inaweza kutumika kwa anuwai ya data.

Hatua ya 1: Jenga Orodha Yako ya Majina

Katika Kiini A1, ingiza jina la kichwa cha safu wima. Orodha za mara kwa mara zitakuwa na majina katika fomu ya Mwisho, Kwanza. Ingiza majina kadhaa ya kufanya kazi nayo. Katika lugha ya kompyuta, kikundi cha wahusika wa maandishi kama majina yetu hapa huitwa kamba.

Hatua ya 2: Punguza Nafasi za Ziada

Mara nyingi, orodha kutoka kwa programu za kompyuta au kunakiliwa kutoka kwa kurasa za wavuti zina nafasi zaidi. Excel ina kazi inayoitwa TRIM inayoondoa nafasi za ziada; ikiwa kuna nafasi mbili au zaidi katikati ya kamba Excel inachukua yote isipokuwa moja, na ikiwa kuna nafasi nyingi mwishoni mwa kamba Excel inaondoa zote. Ili kutumia kazi hiyo, ingiza kichwa kilichopigwa katika Kiini B1 kisha ingiza fomula = TRIM (A2). Kuonyesha jinsi kazi inavyofanya kazi, angalia katika picha kwamba niliongeza nafasi mbele ya jina la kwanza, Jane. Kazi ya TRIM huondoa nafasi zote za ziada.

Hatua ya 3: Pata Tabia inayopunguza

Ili kutenganisha jina la mwisho na jina la kwanza katika seli tofauti, tunahitaji kupata kitu kinachogawanya sehemu hizo mbili (kwa lugha ya kompyuta, hii inaitwa mpatanishi); kwa upande wetu hapa ni koma. Kwa kufanya hivyo tutatumia kazi za kamba katika Excel. Katika seli C1, ingiza kichwa cha Comma na kwenye Kiini C2 ingiza fomula: = PATA (",", B2). Kwa Kiingereza, fomula hii inamaanisha Angalia katika Kiini B2 na ujue ni wapi koma. Unapobonyeza kuingia, C2 C itarudisha nambari 6 (ikiwa jina katika Kiini B2 ni Smith, Jane) ambayo ni nafasi ya koma katika kamba. Tunafanya kazi kwenye jina lililopunguzwa.

Hatua ya 4: Kupata Jina la Kwanza

Sasa ni wakati wa kupata jina la kwanza. Ili kufanya hivyo, tutatumia kazi inayoitwa MID, ambayo hutumiwa kuvuta sehemu za kamba kutoka kwa MIDdle ya kamba. Katika seli D1, ingiza kichwa F_Name. Jina la kwanza linaanza wapi? Kweli, kwa kuwa tunajua koma iko katika nafasi ya 6 (nambari imerudishwa kwenye safu ya Komma) na kuna nafasi moja (kumbuka, tulipunguza kamba) jina la kwanza lazima lianzishe nafasi mbili nyuma ya koma (moja kwa nafasi baada, kisha moja zaidi kwa herufi ya kwanza kwa jina la kwanza). Katika seli D2 ingiza fomula = MID (B2, C2 + 2, 100) na bonyeza Enter. Unapaswa kumuona Jane kwenye seli. Hivi ndivyo fomula itatafsiriwa kwa Kiingereza: Chukua kamba kwenye Kiini B2, anza herufi 2 kupita koma, na uvute herufi 100. Kwa kuwaambia Excel wachukue herufi 100 tunasema chukua kila kitu kutoka kwa herufi 8 hadi mwisho wa kamba; ikiwa kuna tabia 1 au Excel 100 itapata kila kitu.

Hatua ya 5: Kupata Jina la Mwisho

Sasa kwa jina la mwisho. Wakati huu, tutatumia kazi ya KUSHOTO, ambayo huvuta maandishi kutoka upande wa kushoto wa kamba (jina la busara, eh?). Katika Kiini E1, ingiza kichwa L_Name. Kwa hivyo jina la mwisho linaishia wapi? Tunajua koma iko katika nafasi ya sita katika mfano huu, kwa hivyo jina la mwisho lazima limalize herufi 1 kabla ya hapo. Katika kiini E2 ingiza fomula = KUSHOTO (B2, C2-1) na bonyeza ingiza. Unapaswa kuona Smith. Fomula ilitafsiriwa inasema: Chukua nambari kwenye Kiini C2 na uondoe 1; chukua herufi nyingi kutoka upande wa kushoto wa kamba kwenye Kiini B2.

Hatua ya 6: Nakili Fomula

Nakili fomula zako zilizojengwa ngumu kushughulikia majina yote kwa kuonyesha Seli B2 kupitia E2. Utaona kwamba kwenye kona ya chini kulia ya uteuzi kuna sanduku dogo jeusi; kushikilia kitufe chako cha kushoto cha panya, chagua kisanduku kidogo cheusi na uburute chini (wakati kipanya chako kinatembea juu ya mahali sahihi, itageuka kuwa ishara ya 'plus'). Shikilia kitufe cha kushoto cha panya na uburute chini hadi ufikie safu ya mwisho ya majina kwenye orodha yako na utoe kitufe cha kushoto cha panya.

Hatua ya 7: Kumaliza

Sasa hutaki fomula, unataka majina. Tumekaribia kumaliza. Angazia Seli D2 hadi E6. Ndani ya eneo lililoangaziwa, bonyeza kitufe chako cha kulia cha panya. Mpaka unapaswa kubadilika kuwa laini ya nukta inayosonga. Chagua Nakala kutoka kwenye menyu ya mkato. Kisha, panya ya kulia tena ndani ya eneo lililoangaziwa, lakini wakati huu chagua Bandika Maalum. Bonyeza kitufe cha redio Maadili, na uchague sawa. Angalia kiini chochote kilichokuwa na fomula (kama D2 au E5); fomula inapaswa kubadilishwa na matokeo ya fomula Bofya kwenye A juu ya safu A, na kushikilia kitufe cha kushoto cha panya kuburuta kwenye safu C. Panya ya kulia katika eneo lililoangaziwa na uchague Futa; utabaki na orodha yako ya majina na majina ya kwanza na ya mwisho katika safu tofauti. Hii ni mbinu rahisi ambayo unaweza kutumia kwa hali nyingi. Furahiya!